Een app voor het beam team

Hoe wij als beamteam nog maar 30% voorbereidingstijd per dienst nodig hebben.

Check de applicatie hier.

Het Beamteam

Ik ben als vrijwilliger betrokken bij een kerk. Samen met een groep van 15 vrijwilligers vormen wij ‘het beamteam’: een groep, verantwoordelijk voor het ondersteunen van kerkdiensten met begeleidende teksten voor zang en spraak.

Ons werk is bestaat uit twee delen: voorbereiding en het daadwerkelijk begeleiden van de kerkdiensten. Volgens een rooster bepalen wij wie er per kerkdienst (2 a 3 per zondag) verantwoordelijk is voor de voorbereiding en meteen ook het presenteren van de kerkdienst.

Vanwege de aard van de kerkgemeenschap worden er eisen gesteld aan de presentatie. Zo zijn er nog minimaal 3 andere groepen betrokken per dienst die verwachtingen hebben en inspraak verlangen.

Veel van het werk bestaat dus uit een goede afstemming van de betrokken partijen. Die afstemming hebben wij bereikt door afspraken te maken over hoe een presentatie eruitziet, welke onderdelen erin voorkomen en standaardisatie van de vermeldingen.

Druk

De hoeveelheid werk die het opleverde om dit in Microsoft PowerPoint voor elkaar te krijgen was noemenswaardig. Anderhalf uur voor een normale kerkdienst, oplopend tot 2 uur als er afgeweken werd. Daarbij moest er minimaal door een extra paar ogen de volledige presentatie nagelopen worden om inconsistenties eruit te halen. Bij late wijzigingen was de impact niet te overzien en daarom waren er strikte regels omtrent het tijdstip van aanleveren van materiaal.

Op de achtergrond was er ook veel werk nodig. De PowerPoint Templates moesten op orde gehouden worden, mensen moesten geïnstrueerd worden hoe presentaties samen te stellen op basis van deze templates, werkwijzen van mensen moesten gecontroleerd en geëvalueerd worden om een constant resultaat te borgen.

Maar het werkte. Hoewel de druk op het team hoog was door de gekozen oplossing kwam er een acceptabel resultaat uit.

Vereenvoudiging

De hoge druk op het team begon voor problemen te zorgen. De poel met vrijwilligers die geschikt waren om presentaties te maken werd steeds kleiner. Vanwege deze hoge druk zijn wij als team op zoek gegaan naar een oplossing die het samenstellen van de presentatie voor de kerkdienst zou vereenvoudigen.

We konden allereerst in samenspraak met andere groepen (die ook betrokken zijn bij met voorbereiden van de kerkdienst) een aantal afspraken vereenvoudigen. Maar de grootste stap moesten we zetten door het proces van het maken van presentaties te automatiseren.

We kwamen uiteindelijk uit bij zogenoemde ‘liturgie generatoren’: applicaties die aan de hand van een lijst zoeken in een database en daaruit zelf een presentatie samenstellen.

Een open-source applicatie

In veel applicaties konden wij de afspraken niet verwerken die wij met de andere groepen gemaakt hadden. Al gauw kwam dan ook het idee om te zoeken naar een applicatie waar wij mee konden werken aan de broncode.

Na een poosje viel ons oog op de liturgie generator van de gkv in Emmeloord. Ze hadden een Windows Forms applicatie die op basis van een bestand-gebaseerde database een Microsoft PowerPoint applicatie kon maken.

Contact verliep spoedig en al gauw hadden wij een overeenstemming over aanpassingen aan de broncode van de applicatie. Een paar kleine aanpassingen aan de broncode verder en de applicatie leek geschikt voor ons gebruik. (Update: de applicatie staat nu hier en de broncode hier)

Veel werk zat er ook in het omzetten van onze eigen templates naar deze database. Dat, samen met het aanpassen van onze inwerkprocedures en handleidingen.

Het was de investering waard: door het genereren op basis van de templates hebben we de samenstel tijd van een eenvoudige dienst van anderhalf uur teruggebracht naar een half uur.

Update

We zijn nu, maart 2016, zeer tevreden over deze applicatie. Wel hebben wij nog een paar keer het programma moeten bijwerken voordat het perfect was (lees dit artikel).